Опис вакансії

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Менеджер/ка із закупівель та логістики відповідає за управління всіма адміністративними, договірними та операційними процесами, пов’язаними із закупівлею товарів, робіт і послуг, а також за логістику, управління автопарком і матеріальними ресурсами проєктів Місії Харків.

Посада передбачає забезпечення ефективності, прозорості та відповідності всіх процесів внутрішнім політикам організації, українському законодавству та вимогам донорів.

Основні обовʼязки:

Закупівлі

• Забезпечувати проведення планування та координацію закупівель відповідно до політик, процедур і порогових значень Місії Харків та вимог донорів, та в тісній співпраці з технічними та фінасовими еомандми
• Готувати та публікувати запити цінових пропозицій (RFQ), отримувати і аналізувати тендерні пропозиції (BID), здійснювати порівняльний аналіз та оформлювати рекомендації для прийняття рішень.
• Вести переговори та укладати договори з постачальниками, контролювати виконання умов договорів, терміни постачання, якість і відповідність технічним вимогам.
• Організовувати доставку товарів і виконання робіт, координуючи процес із технічною командою; контролювати правильність встановлення та обстеження обладнання разом із реципієнтами.
• Забезпечувати ведення системи обліку закупівель, оновлення реєстру постачальників та архівування всієї документації згідно з вимогами донорів і внутрішніх політик.
• Моніторити ринок України для виявлення надійних постачальників товарів, послуг і робіт.
• Забезпечувати дотримання принципів прозорості, економічної ефективності, доброчесності та підзвітності на всіх етапах закупівельного процесу.
• Забезпечувати зберігання всієї документації відповідно до принципів прозорості, підзвітності та вимог до аудиту.

Управління автопарком

• Забезпечує ефективне використання автопарку Місії Харків, включно з плануванням і координацією виїздів мобільних бригад.
• Організовує отримання запитів від програм, формує щотижневі графіки переміщень, призначає транспортні засоби та інформує відповідні команди.
• Контролює технічний стан транспорту, планування маршрутів, витрати палива, своєчасне обслуговування та заповнення журналів водіями.
• Подає щомісячну звітність щодо використання автопарку, руху транспортних засобів і споживання палива та забезпечує дотримання правил безпеки.
• Реалізовувати завдання які надходять від менеджера логістики стосовно логістичних активностей в рамках проєктів.

Управління обладнанням

• Забезпечувати регулярне проведення інвентаризацій, належне документування результатів і коректне відображення змін у базі даних.
• Підтримувати впровадження тактики закупівель і забезпечення цілісності майнового обліку Місії Харків.
• Управляти пожертвуваннями активів, їх застарілістю та заміною протягом певного часу відповідно до внутрішніх та зовнішніх правил.

Вимоги:

• Вища освіта у сфері логістики, економіки, менеджменту, інженерії, юриспруденції або суміжних напрямів.
• Не менше 2 років досвіду роботи на аналогічній посаді у сфері логістики, закупівель або операційного управління.
• Практичне знання процедур публічних та/або внутрішніх закупівель, включно з підготовкою документації та супроводом процесу.
• Підтверджений досвід роботи з постачальниками: пошук, оцінка, перевірка, проведення перемовин, укладання договорів та ведення реєстрів постачальників.
• Розуміння повного циклу постачання: терміни, вартість, логістичні ризики та їх мінімізація.
• Вільне володіння українською мовою.
• Здатність працювати з документацією, дотримуватись процедур і дедлайнів.

Буде перевагою:

• Досвід роботи з міжнародними донорами, зокрема GIZ, BMZ, ECHO або іншими міжнародними організаціями.
• Досвід роботи в гуманітарних або проєктних організаціях.
• Навички роботи з електронними системами обліку закупівель та логістики (Excel, Google Sheets, ERP або аналогічні системи).

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.