Опис вакансії

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Керівник/ця проєкту відповідає за загальне управління та реалізацію інтегрованого гуманітарного проєкту, спрямованого на покращення доступу до первинної медичної допомоги, психосоціальної підтримки та послуг захисту для вразливого населення у прифронтових та важкодоступних громадах через мобільні медичні бригади. Посада передбачає забезпечення узгодженої реалізації компонентів проєкту, включаючи надання медичних послуг, кейс-менеджмент, MHPSS, грошову допомогу на медичні потреби, а також підтримку закладів первинної медичної допомоги. Керівник проєкту здійснює стратегічне та операційне планування, координує роботу мобільних команд (лікарі, медсестри, психологи, соціальні працівники), забезпечує ефективну взаємодію з ПМД, місцевими органами влади та гуманітарними партнерами, а також функціонування системи направлень до спеціалізованих сервісів. Посада включає управління закупівлями та логістикою контроль за своєчасною доставкою та розподілом ресурсів і підтримку безперервності надання послуг.

Основні обовʼязки:

Стратегічне управління та координація

Загальне управління проєктом

• Забезпечення загального керівництва реалізацією проєкту відповідно до затвердженої заявки, логічної матриці та робочого плану.
• Координація щоденної діяльності проєкту у межах Сумської області.
• Забезпечення ефективної координації мобільної команди соціального захисту та двох мобільних медичних бригад, здійснює польові візити.
• Координація роботи всієї команди: кейс-менеджера, психологів, медичних працівників мобільної медичної бригади, менджера з охорони здоров’я тощо.
• Взаємодія з органами влади, партнерами, кластерами охорони здоров’я та захисту, соціальними службами та закладами охорони здоров’я.
• Розробка графіків виїздів та маршрутів мобільних бригад разом з менеджером з логістики та закупівель.
• Координація закупівлі медичного обладнання та тренінгових матеріалів, дотримуючись тендерних процедур та правил UHF.
• Контроль виконання комунікаційної стратегії, тендерних закупівель та логістики проєкту згідно вимог донора.

Координація команди

• Координація роботи двох мобільних бригад: складання графіків, контроль навантаження та ефективності роботи із застосуванням інструментів моніторингу.
• Забезпечення чіткого розподілу ролей та відповідальностей всередині команди, підтримка внутрішньої координації між транспортними бригадами, спеціалістами з кейс-менеджменту та MEAL-функцією.
• Забезпечення ефективної взаємодії між програмною, логістичною, медичною та фінансовою складовими.
• Проведення регулярних координаційних зустрічей і контроль виконання завдань.

Фінансовий та операційний комплаєнс

• Контроль дотримання процедур закупівель та тендерів відповідно до інструкцій та комплайнсу донора у тісній співпраці з відділом закупівель, фінасовим та операційним відділами.
• Впровадження принципів прозорості та антикорупційні запобіжники.
• Забезпечення внутрішнього контролю витрат відповідно до політик донора та стандартів аудиту.
• Співпраця з операційною командою для документального підтвердження всіх витрат та забезпечує готовність до аудиту.

Моніторинг, звітність та документація

• Контроль досягнення індикаторів логфрейму та відповідність проєктного виконання вимогам донора.
• Підготовкапроміжних, фінальних звітів (описових і фінансових), англійською мовою у форматі донора.
• У співпраці з відділом MEAL, впроваджує інструменти збору зворотного зв’язку (гарячі лінії, QR-коди, фокус-групи) та аналізує дані для покращення програм.

• Працює з відділом MEAL для ведення баз даних (Airtable, KoBoToolbox), аналізу даних та відповідності GDPR.
• Підготовка щотижневої та/або щомісячної звітності за ключовими показниками: кількість перевезень, категорії пацієнтів, середній час виїзду, відсоток виконання плану тощо.
• Участь у координаційних зустрічах, засіданнях кластерів (Захисний кластер, Кластер охорони здоров’я) та робочих групах з партнерами.
• Забезпечує підготовку проміжних, фінальних звітів (описових і фінансових), англійською мовою у форматі донора та/або партнера.

Розвиток потенціалу і підтримка персоналу

• Координує проведення тренінгів для соцпрацівників, педагогів, медичного персоналу та інших фахівців громад Харківської та Сумської областей.
• Контролює ведення баз даних і кейсів бенефіціарів, гарантує конфіденційність і захист даних.

Інші завдання

• Тимчасове заміщення колег та розширення географії відповідальності.

Вимоги:

• Вища освіта у сфері управління проєктами та/або адміністрування, медицини та громадського здоровʼя, с менеджменту або суміжних дисциплін.
• Не менше 2 років підтвердженого досвіду управління гуманітарними, медичними та/або проєктами в сфері охорони здоров’я.
• Практичний досвід повного циклу управління проєктом: планування, реалізація, моніторинг, звітність, закриття.
• Досвід управління мультидисциплінарними командами (медичні працівники, MEAL, логістика, закупівлі).
• Підтверджений досвід роботи з донорськими вимогами та комплаєнсом, включно з тендерними процедурами, бюджетним контролем і аудитами.
• Досвід впровадження проєктів у сферах охорони здоровʼя.
• Впевнені навички координації з органами влади, партнерами, кластерами (Health, Protection) та закладами охорони здоровʼя.
• Здатність працювати в динамічному гуманітарному середовищі, оперативно адаптувати плани та маршрути.
• Готовність до регулярних відряджень по Україні (переважно до Харківської та Сумської областей).

Буде перевагою:

• Попередній досвід роботи з UHF, GIZ, BMZ, ECHO або іншими міжнародними донорами.
• Досвід управління мобільними командами.
• Досвід впровадження проєктів в сфері захисту.
• Практичний досвід роботи з MEAL-інструментами та базами даних (Airtable, KoBoToolbox або аналоги).
• Досвід організації та координації тренінгів і заходів з розбудови потенціалу, включно з сертифікацією учасників.

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Можливість реалізовувати стратегічні рішення на національному рівні.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.

‍