Опис вакансії

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Керівник проєкту відповідає за операційне управління та щоденну реалізацію проєктної діяльності, включаючи закупівлю та розподіл швидких діагностичних тестів і екстрених медичних наборів до закладів охорони здоров’я у п’яти цільових регіонах. Посада передбачає забезпечення координації між компонентами закупівель, логістики та медичної частини проєкту, нагляд за ходом реалізації та дотримання вимог донорів і національного законодавства.

Керівник проєкту здійснює планування та впровадження закупівельної діяльності, координує графіки поставок із логістичним персоналом і постачальниками складських послуг, а також забезпечує виконання проєктних активностей відповідно до затвердженого плану робіт. Посада також передбачає нагляд за моніторингом результатів проєкту, підтримку взаємодії із закладами охорони здоров’я, що отримують медичні постачання, та забезпечення належного документування всіх операційних процесів.Посада передбачає управлінський нагляд, технічне супроводження, моніторинг якості, планування логістики, організацію тендерних процедур, регулярну оцінку потреб, комунікацію з донором, а також адаптацію стратегії в динамічному гуманітарному середовищі.

• Формат роботи: гібридний формат роботи, офіс в м. Харків / Харківська область, з відрядженнями по Україні (до Харківської, Сумської, Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської та Київської областей)
• Очікувана дата початку: 01.05.2026

Основні обовʼязки:

1. Загальне управління проєктом

• Забезпечення загального керівництва реалізацією проєкту відповідно до затвердженої заявки, логічної матриці та робочого плану
• Координація щоденної діяльності проєкту у 5 цільових регіонах
• Контроль досягнення результатів, індикаторів та очікуваних outcomes

2. Координація команди

• Управління командою проєкту: бухгалтер, менеджер із закупівель, менеджер з логістики та безпеки, водій, фармацевт/health manager
• Забезпечення ефективної взаємодії між програмною, логістичною, медичною та фінансовою складовими
• Проведення регулярних координаційних зустрічей і контроль виконання завдань

3. Управління закупівлями

• Планування закупівель (швидкі діагностичні тести, медичні набори)
• Нагляд за процесами закупівель разом із Procurement Manager
• Забезпечення відповідності донорським вимогам, внутрішнім політикам і законодавству

4. Логістика та дистрибуція

• Координація постачання, складування та розподілу медичних товарів
• Контроль умов зберігання (включаючи температурні режими)
• Планування доставок у складні та прифронтові райони

5. Моніторинг, оцінка та звітність

• Організація збору та аналізу даних щодо потреб, бенефіціарів і покриття
• Відстеження ключових індикаторів (кількість пацієнтів, закладів, використання тестів і наборів)
• Проведення пост-дистрибуційного моніторингу
• Підготовка регулярної звітності для донора
• Забезпечення належного ведення проєктної документації

6. Взаємодія з партнерами та бенефіціарами

• Координація із закладами охорони здоров’я (ПМСД та лікарні)
• Забезпечення своєчасної передачі товарів і підписання актів прийому-передачі
• Взаємодія з місцевою владою та партнерами для забезпечення доступу

7. Фінансова координація

• Співпраця з фінансовим менеджером щодо контролю бюджету
• Моніторинг витрат і відповідності бюджету
• Участь у фінансовому плануванні та прогнозуванні

8. Управління ризиками та безпекою

• Ідентифікація ризиків (безпека, логістика, постачання)
• Впровадження заходів із їх мінімізації
• Координація безпечного доступу до цільових територій

9. Забезпечення відповідності (compliance)

• Дотримання вимог донора, внутрішніх процедур та законодавства
• Підготовка до аудитів і перевірок
• Забезпечення прозорості та підзвітності

10. Управління зворотним зв’язком та навчання

• Організація збору зворотного зв’язку від медичних закладів і бенефіціарів
• Аналіз уроків та покращення реалізації проєкту
• Адаптація підходів відповідно до ситуації на місцях

Інші завдання

• Тимчасове заміщення колег, розширення географії відповідальності, виконання спеціальних доручень керівництва.

Вимоги:

• Вища освіта у сфері управління проєктами, медицини та громадського здоровʼя, с менеджменту або суміжних дисциплін.
• Не менше 2 років підтвердженого досвіду управління гуманітарними, медичними та/або проєктами в сфері охорони здоров’я
• Практичний досвід повного циклу управління проєктом: планування, реалізація, моніторинг, звітність, закриття.
• Досвід управління мультидисциплінарними командами (медичні працівники, MEAL, логістика, закупівлі).
• Підтверджений досвід роботи з донорськими вимогами та комплаєнсом, включно з тендерними процедурами, бюджетним контролем і аудитами.
• Досвід впровадження проєктів у сферах охорони здоровʼя
• Впевнені навички координації з органами влади, партнерами, кластерами (Health, Protection) та закладами охорони здоровʼя.
• Здатність працювати в динамічному гуманітарному середовищі, оперативно адаптувати плани та маршрути.
• Готовність до регулярних відряджень по Україні (переважно до Харківської, Сумської, Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської та Київської областей).

Буде плюсом:

• Попередній досвід роботи з міжнародними донорами.
• Досвід впровадження або супроводу needs assessments, регулярних оцінок потреб та адаптивного програмування.
• Практичний досвід роботи з MEAL-інструментами та базами даних (Airtable, KoBoToolbox або аналоги).
• Знання принципів GDPR / захисту персональних даних у гуманітарних програмах.
• Досвід організації та координації тренінгів і заходів з розбудови потенціалу, включно з сертифікацією учасників.
• Наявність сертифікатів навчання PSEA та інші навчання в гуманітарному контексті

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Можливість реалізовувати стратегічні рішення на національному рівні.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.

‍