Опис вакансії

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Фахівець/-чиня з рекрутингу та HR-адміністрування (HR Assistant) забезпечує супровід рекрутингових процесів, адміністративну підтримку HR-відділу та ведення кадрової частини проєктної і донорської звітності. Посада передбачає комунікацію з кандидатами, підготовку та систематизацію HR-документів, внесення інформації про залучену команду до проєктних і звітних таблиць, а також підготовку документів до перевірок та аудитів.

Основні обовʼязки:

Рекрутинг

• Публікація вакансій на job-порталах та інших каналах пошуку.
• Первинний скринінг резюме кандидатів.
• Комунікація з кандидатами на всіх етапах рекрутингового процесу (запрошення на співбесіди, складання оферів, відповіді по завершенню конкурсів).

Проєктне HR-адміністрування та підтримка звітності

• Ведення та своєчасне оновлення інформації про працівників, ФОП, консультантів та інших фахівців, залучених до реалізації проєктів, у внутрішніх і донорських таблицях.
• Збір, перевірка комплектності, систематизація, сканування та завантаження кадрових документів залученої команди до визначених електронних папок і систем.
• Формування кадрової частини пакетів документів для проєктної та фінансової звітності відповідно до вимог донорів і внутрішніх процедур організації.
• Ведення реєстрів кадрових документів за проєктами та контроль наявності необхідних договорів, додаткових угод, технічних завдань, наказів, табелів, актів та інших підтвердних документів.
• Контроль строків надання, підписання та оновлення документів, необхідних для підтвердження залучення команди й віднесення витрат на відповідні проєкти.
• Взаємодія з HR, фінансовим, бухгалтерським і програмним підрозділами щодо збору та уточнення інформації про персонал, залучений до проєктів.
• Підготовка кадрових документів і реєстрів до внутрішніх перевірок, донорського моніторингу та зовнішніх аудитів.
• Забезпечення належного зберігання кадрової документації та дотримання вимог щодо конфіденційності й захисту персональних даних.

Вимоги:

• Вища освіта.
• Досвід роботи у сфері рекрутингу, HR або адміністративної підтримки від 1 року.
• Впевнене володіння Google Sheets або Excel, зокрема навички ведення реєстрів, структурування та перевірки даних.
• Високий рівень організованості, уважність до деталей та вміння працювати з документацією.
• Практичні навички роботи з електронним документообігом, скануванням, систематизацією та архівуванням документів.
• Високий рівень уважності під час роботи з персональними даними, числовою інформацією та підтвердними документами.
• Здатність одночасно вести документацію за кількома проєктами та контролювати встановлені строки.
• Розвинені комунікаційні навички.
• Відмінні навички ділової комунікації та грамотного ведення офіційного листування українською мовою.

Буде перевагою:

• Досвід ведення декількох вакансій одночасно.
• Досвід роботи в громадському секторі, благодійних організаціях.
• Досвід підготовки документації для донорських проєктів або аудитів.
• Досвід роботи HR/CRM-системами.
• Англійська мова на рівні B1 або вище.

Ми пропонуємо:

• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.

‍