ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ: № RFP 2026-002‍НА УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ НА НАДАННЯ ПОСЛУГ НЕЗАЛЕЖНОГО ЗОВНІШНЬОГО АУДИТУ ПРОЄКТУ SAVE THE WORKERS (FDFA/SDC № 81086865)‍

‍КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ: 02.11.2026 року до 12:00
‍
‍Просимо дуже уважно ознайомитись з цим Запрошенням до участі у закупівлі та його Додатками. Недотримання процедур, описаних в ньому, призведе до дискваліфікації в ході оцінки пропозицій.‍

1. ПОТРЕБИ

‍

БО «БФ «Місія Харків» запрошує аудиторські фірми та ФОП - суб’єктів аудиторської діяльності надати пропозиції щодо незалежного зовнішнього аудиту проєкту Save the Workers (SDC).
‍Предмет закупівлі: послуги незалежного зовнішнього фінансового аудиту проєкту «Save the Workers».
‍Предметом закупівлі є незалежний зовнішній аудит фінансової інформації та операцій виключно проєкту «Save the Workers», що фінансується Швейцарською агенцією з розвитку та співробітництва (SDC), відповідно до грантового контракту FDFA/SDC № 81086865, Міжнародних стандартів аудиту (зокрема ISA 805) та офіційного технічного завдання донора з Додатками 1–3. Звітний період аудиту визначається грантовим контрактом і погодженими фінансовими звітами та має бути повідомлений учасникам до завершення подання пропозицій. Аудит інших проєктів або всієї організації не є предметом закупівлі.
Обсяг послуг включає:
(1) незалежний аудит фінансової інформації проєкту за ISA 805;
(2) розгляд внутрішнього контролю, дотримання грантових умов, економічності та ефективності використання коштів у межах донорського опитувальника;
(3) підготовку підписаного звіту незалежного аудитора за формою Додатка 3 до ТЗ;
(4) заповнення опитувальника донора за Додатком 1;
(5) підготовку листа керівництву за Додатком 2;
(6) запит та отримання листа-запевнення керівництва, який підписує Замовник;
(7) заключну зустріч із представниками Замовника. Результати надаються англійською мовою за донорськими формами та додаткового переклад українсько. мовою.

‍Період виконання аудиторських робіт: з 30.11.2026 до 23.12.2026 включно.
Запропонований учасником строк виконання у календарних днях визначається від дати отримання всіх необхідних документів та інформації від Замовника до передачі повного комплекту результатів.
Усі роботи та результати повинні бути завершені не пізніше 23.12.2026; початок відліку і фактичний графік погоджуються в межах періоду 30.11–23.12.2026.Місце надання послуг: м. Харків та/або дистанційно за погодженням із Замовником.
Для виконання аудиту надаються документи, що стосуються проєкту, в обсязі, необхідному за професійними стандартами та офіційним ТЗ донора.

Не передбачено окремої суцільної перевірки всіх закупівель, інвентаризації всіх активів, аудиту інших проєктів або всієї організації.

‍ВАЖЛИВО: Обсяг аудиту проєкту Save the Workers визначається описом послуг у Додатку А та офіційним ТЗ FDFA/SDC з Annex 1–3. Офіційне ТЗ донора з Annex 1–3 додається до пакета закупівлі окремим PDF-файлом.

2. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ
‍

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня.
• Умови оплати: безготівкова форма, 100 % передплата.
• Запропонована ціна в гривнях є фіксованою для виконання всього погодженого обсягу аудиторських послуг за договором. Строк чинності пропозиції зазначається учасником.

ВАЖЛИВО:Наполегливо рекомендовано уважно ознайомитися з цим документом «Запрошення до участі у процесі закупівлі» та додатками до нього. Недотримання процедур, зазначених у цьому документі, може призвести до дискваліфікації учасників закупівлі з процесу оцінки пропозицій.Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою компанією.

‍3. ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗАКУПІВЛЮ:

‍

‍3.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:
Додаток А: Форма технічної пропозиції;
Додаток В: Форма фінансової пропозиції;
Додаток С: Реєстраційна форма постачальника;
Додаток D: Кодекс поведінки постачальників БО «БФ «Місія Харків».
Офіційне ТЗ FDFA/SDC із Annex 1–3 (додається окремим файлом).

3.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: procurement@missionkharkiv.org з наступною інформацією:

• Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;
• чи подаватимете ви пропозицію;
• джерело отримання інформації щодо оголошеної закупівлі (наприклад, електронний лист, офіційна сторінка БО «БФ «Місія Харків», на сайті Громадський простір, на сайті Tender.in.ua, тощо).

3.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники закупівлі зобов’язані подавати будь-який запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: procurement@missionkharkiv.org.
Кінцевий термін надходження запитів: 29.10.2026 року до 18:00.БО «БФ «Місія Харків» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам закупівлі одночасно.
‍
3.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ  

Пропозиція має бути читабельною та подаватися українською мовою із заповненими двомовними формами Додатків А, В, С. Документи адміністративного допуску, визначені в п. 1.3 цього розділу, є обов’язковими та перевіряються за принципом ТАК/НІ. Докази для бального оцінювання перевіряються окремо за п. 3.7.2.ВАЖЛИВО:Включення пропозиції до будь-якої кореспонденції, крім електронної адреси подання, призведе до дискваліфікації учасника закупівлі. Будь ласка, надішліть свою пропозицію безпосередньо на електронну адресу: procurement@missionkharkiv.org.Ваша пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1. Технічна пропозиція:

1.1. належним чином заповнений Додаток А «Технічна пропозиція»;
1.2. належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».
1.3. Документи для адміністративного допуску та реєстрації постачальника:
(1) Для юридичних осіб: (а) актуальна виписка та/або витяг із Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР); (б) чинна редакція статуту або відомості про діяльність на підставі модельного статуту (за наявності такого способу діяльності); (в) документ про призначення керівника (наказ, протокол/рішення уповноваженого органу тощо); (г) документ, що підтверджує повноваження підписанта, якщо пропозицію/договір підписує не керівник (довіреність або інший належний документ).
(2) Для фізичних осіб - підприємців: актуальна виписка та/або витяг із ЄДР із відомостями про державну реєстрацію ФОП.
(3) Для всіх учасників - документальне підтвердження права на здійснення аудиторської діяльності: найменування/ПІБ і реєстровий номер учасника як суб’єкта аудиторської діяльності у публічному Реєстрі аудиторів та суб’єктів аудиторської діяльності, з посиланням на актуальний запис або витягом/роздруківкою відомостей з Реєстру; ПІБ, реєстровий номер та підтвердження чинного статусу відповідального аудитора у тому самому Реєстрі. Для аудитора, який працює одноосібно, перевіряються обидва статуси - аудитора та суб’єкта аудиторської діяльності. Замовник самостійно звіряє актуальність записів в офіційному Реєстрі. Відсутність необхідного права на аудиторську діяльність є підставою адміністративного недопуску;
(4) Для всіх учасників - підтвердження статусу платника/неплатника ПДВ: платник ПДВ подає витяг із Реєстру платників ПДВ або інше офіційне підтвердження реєстрації; неплатник ПДВ подає офіційний документ про податковий статус (зокрема витяг із Реєстру платників єдиного податку).
(5) Для всіх учасників - довідка банку про відкриття рахунку або інший офіційний документ банку з найменуванням власника рахунку та IBAN.

1.4. Для технічного оцінювання учасник подає CV відповідального аудитора та членів команди, відомості про професійний досвід і компетентність, методологію виконання аудиту відповідно до ISA, зокрема ISA 805, опис контролю якості, підтвердження аналогічних аудитів та запропонований строк. Відомості про кваліфікацію і досвід оцінюються за шкалою п. 3.7.2, але чинне право на аудиторську діяльність перевіряється окремо на етапі адміністративного допуску.
‍Фінансова інформація в технічній частині заборонена.Адміністративна перевірка здійснюється за принципом ТАК/НІ. Підстави адміністративного відхилення (включно із забороною фінансової інформації в технічній частині):

• відсутність належних реєстраційних документів та повноважень учасника згідно з підпунктами (1)–(2) п. 1.3 розділу 3.4;
• відсутність підтвердженого права на аудиторську діяльність згідно з (3);
• відсутність обов’язкового підтвердження ПДВ-статусу згідно з (4);
• відсутність обов’язкової довідки банку згідно з (5);
• відсутність підписаної декларації незалежності згідно з ((6) - Додаток С) або встановлена неприйнятна загроза незалежності. Всі вимоги застосовуються однаково до юридичних осіб та ФОП з урахуванням застосовності документів. Уточнення суто технічних помилок можливі лише відповідно до умов закупівлі, без заміни відсутніх обов’язкових документів після дедлайну.
• надходження пропозиції після 02.11.2026 о 12:00;
• відсутність належних документів державної реєстрації та підтвердження повноважень учасника відповідно до підпунктів (1)–(2) пункту 1.3 розділу 3.4 або відсутність чинного права на аудиторську діяльність відповідно до підпункту (3).

Замовник може запросити уточнення щодо формальних недоліків, якщо це не змінює суті пропозиції та застосовується однаково до всіх учасників. Банківська довідка і підтвердження ПДВ-статусу не оцінюються балами та не є самостійними підставами адміністративного відхилення; їх перевірка завершується до укладення договору.ВАЖЛИВО:Жодна інформація про ціни не повинна бути включена в Технічну пропозицію. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника закупівлі. Технічна пропозиція повинна містити всю необхідну інформацію.Опис аудиторських послуг і  форма технічної відповіді наведені в Додатку А. Обов’язковий обсяг виконання визначається офіційним ТЗ FDFA/SDC та його Annex 1–3.У технічній пропозиції заборонено зазначати ціну, загальну вартість, аванс чи інші фінансові умови. Вартість наводиться лише у фінансовому Додатку В.

2. Фінансова пропозиція

• належним чином  заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатка B «Форми фінансової пропозиції». Пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.Запропонована вартість зазначена в пропозиції повинна залишатися чинною протягом періоду проведення закупівлі та терміну дії Договору.

3.5. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ

Пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: procurement@missionkharkiv.org.
‍До участі допускаються юридичні особи та ФОП, які належним чином зареєстровані та мають право здійснювати аудиторську діяльність. Документи, що підтверджують додаткові переваги, враховуються під час бального оцінювання.Всі Додатки до пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (Додатки A та B). Технічну та фінансову пропозиції необхідно надіслати двома окремими електронними листами. Подання одним листом є підставою для відхилення. У технічному листі не зазначаються ціна або інші фінансові умови.Кінцевий термін подання пропозицій: 02.11.2026 року до 12:00.ВАЖЛИВО:Будь-яку пропозицію, отриману після 02.11.2026 року 12:00 год. або надіслану на іншу електронну адресу БО «БФ «Місія Харків», буде відхилено. БО «БФ «Місія Харків» може, на свій розсуд, продовжити термін подання пропозицій, повідомивши про це одночасно всіх потенційних учасників на доступних інформаційних ресурсах (офіційна сторінка БО «БФ «Місія Харків», на сайті Громадський простір, на сайті Tender.in.ua, тощо).Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

• RFP 2026-002;
• назву своєї компанії з назвою додатку;
• кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/2, 2/2).
• зазначити, чи це технічна, чи фінансова пропозиція.

Наприклад:

• RFP 2026-002 Назва учасника Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 2);
• RFP 2026-002 Назва учасника Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 2).

3.6. ПРИЙНЯТТЯ ПРОПОЗИЦІЇ:
БО «БФ «Місія Харків», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання пропозицій, повідомивши про це всіх учасників у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною документації, підготовленої БО «БФ «Місія Харків» за власною ініціативою або у відповідь на роз'яснення, надіслані потенційним постачальником
.БО «БФ «Місія Харків» залишає за собою право прийняти або скасувати всю закупівлю на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі. Переможець визначається за найбільшою сумою балів із 100 відповідно (70 - технічна частина, 30 -  вартість) серед учасників, які пройшли адміністративний допуск та набрали не менше 30 із 70 технічних балів.

3.7. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЇ

Кожна пропозиція оцінюється незалежно відповідно до однакових оприлюднених критеріїв даного Запрошення. Вибір визначається за загальним балом (до 100), а не лише за найнижчою ціною.
3.7.1. Реєстрація постачальниківПотенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників БО «БФ «Місія Харків» після вивчення їхньої спроможності виконати умови закупівлі на основі поданих ними документів у складі пропозиції.
3.7.2. Оцінка технічної частини пропозицій:Адміністративний допуск — ТАК/НІ. Пропозицію відхиляють на адміністративному етапі в разі:

• відсутності обов’язкових документів та підтверджень за підпунктами (1)–(6) п. 1.3 розділу 3.4, у тому числі банківської довідки, підтвердження ПДВ-статусу, права на аудиторську діяльність або декларації незалежності в Додатку С;
• виявлення неприйнятної загрози незалежності аудитора, яка не може бути усунута належними заходами;
• невідповідності іншим обов’язковим умовам адміністративного допуску, визначеним у цьому Запрошенні. CV, методологія, аналогічні договори/акти/рекомендації та описи контролю якості використовуються для нарахування балів, а не як окремі адміністративні критерії, за винятком обов’язкових вимог ТЗ донора.
• відсутності обов’язкових реєстраційних документів або належного підтвердження права здійснювати аудиторську діяльність.

CV, методологія, аналогічні договори/акти/рекомендації, описи контролю якості та інші підтвердження використовуються для нарахування балів. За відсутності підтвердження відповідний критерій оцінюється за оприлюдненою шкалою, включно з 0 балів, якщо це передбачено методикою. Це не є адміністративним відхиленням.
‍Виняток: за критерієм «Технічна відповідність» 0 балів у разі суттєвої невідповідності ТЗ тягне відхилення згідно з PR №25.Після допуску: технічна відповідність - 10; якість та зміст послуг - 10; кваліфікація команди - 10; строк виконання - 10; забезпечення якості - 6; аналогічні аудити - 24. Разом: 70. Ціна - 30.
Усі шкали наведено нижче та в Додатку А.Ціна та умови оплати зазначаються лише в Додатку В. Методика нарахування балів за технічну оцінку:Технічне оцінювання здійснюється виключно за критеріями, максимальними балами та шкалами, визначеними в цьому Запрошенні відповідно до затвердженого запиту на закупівлю PR №25.Кожен критерій оцінюється окремо на підставі відомостей, наведених учасником у Додатку А, та підтвердних документів, поданих у складі технічної пропозиції. Бали присвоюються виключно за рівнями, передбаченими відповідною шкалою. Проміжні бали, не визначені шкалою, не застосовуються.Під час оцінювання Комітет перевіряє не лише наявність інформації, а й те, наскільки вона підтверджує виконання відповідного критерію. За кожним критерієм у матриці оцінювання зазначаються присвоєний бал і коротке обґрунтування з посиланням на конкретні відомості пропозиції.Відсутність документів, призначених виключно для нарахування технічних балів, сама по собі не є підставою адміністративного відхилення. Водночас відсутність підтвердження обов'язкової вимоги технічного завдання може свідчити про суттєву технічну невідповідність.У разі розбіжностей між описом послуг у Додатку А та офіційним технічним завданням донора FDFA/SDC з Annexes 1–3 обов'язковий обсяг аудиторського завдання визначається офіційним технічним завданням донора.

‍Оцінювання послуг незалежного зовнішнього аудиту Save the Workers:

Критерії оцінювання та механізм нарахування балів

1. Технічна відповідність — максимум 10 балів.

Підтвердження: Додаток А, рядок 31. Перевіряється відповідність заяви учасника іншим матеріалам технічної пропозиції.

• 10 балів — підтверджено виконання всіх обов’язкових вимог технічного завдання (ТЗ) донора та Додатків 1–3, відхилення відсутні.

• 5 балів — усі обов’язкові вимоги прийнято, але наявні несуттєві відхилення, які не обмежують обсяг аудиту, обов’язкові процедури, результати або строки.

• 0 балів — обов’язкову вимогу не підтверджено або запропоновано обмеження, несумісне з технічним завданням. У такому разі пропозиція відхиляється.

2. Якість та зміст аудиторських послуг — максимум 10 балів.

Підтвердження: Додаток А, рядок 32, опис методології.

• 10 балів — методологія повно та послідовно описує планування аудиту, оцінювання ризиків, перевірку витрат, грантові вимоги, докази та результати.

• 7 балів — усі основні складові охоплено, але окремі аспекти описано недостатньо детально.

• 3 бали — методологія переважно загальна, низку аспектів не деталізовано, але обов’язкові вимоги технічного завдання не виключено.

• 0 балів — методологія не підтверджує спроможності виконати належну перевірку.

Суттєві невідповідності обов’язковим вимогам технічного завдання також оцінюються за критерієм 1.

3. Кваліфікація та професійна компетентність аудиторської команди — максимум 10 балів.

Підтвердження: Додаток А, рядок 33, CV та відомості про команду.

• 10 балів — підтверджено кваліфікацію команди та релевантний досвід проведення аудитів, зокрема донорських та/або аудитів неприбуткових проєктів.

• 7 балів — кваліфікацію та загальний професійний досвід підтверджено, однак досвід проведення донорських або грантових аудитів обмежений.

• 3 бали — загальну компетентність підтверджено, але кваліфікація або релевантний досвід окремих членів команди недостатньо підтверджені.

• 0 балів — кваліфікацію або професійний досвід команди не підтверджено.

4. Строк виконання аудиторських послуг — максимум 10 балів.

Підтвердження: Додаток А, рядок 34, зазначена кількість календарних днів.

• 10 балів — до 14 календарних днів включно.

• 5 балів — від 15 до 21 календарного дня включно.

• 0 балів — понад 21 календарний день.

Строк виконання розраховується від моменту отримання всіх необхідних документів до передання всіх обов’язкових результатів. Окремо перевіряється дотримання граничних дат, визначених технічним завданням.

5. Забезпечення якості та відповідність професійним стандартам — максимум 6 балів.

Підтвердження: Додаток А, рядок 35, інформаційний лист.

Оцінюються три складові:

1. Дотримання професійних стандартів.

1. Наявність внутрішнього контролю якості.

1. Перевірка результатів перед їх переданням замовнику.

Нарахування балів здійснюється таким чином:

• 6 балів — підтверджено всі три складові.

• 3 бали — підтверджено будь-які дві складові.

• 0 балів — підтверджено одну або жодної складової.

6. Досвід проведення аналогічних аудитів — максимум 24 бали.

Підтвердження: Додаток А, рядок 36, перелік аналогічних аудитів та документи на їх підтвердження.

• 24 бали — підтверджено щонайменше два аналогічні аудити, проведені протягом останніх трьох років, включно з досвідом роботи для міжнародної, гуманітарної або державної організації.

• 12 балів — підтверджено один аналогічний аудит або щонайменше два аналогічні аудити без підтвердженого досвіду роботи в зазначених секторах.

• 0 балів — досвід проведення аналогічних аудитів не підтверджено.

Максимально можливий бал нецінової оцінки: 70 балів.
Мінімальний прохідний бал технічної оцінки — 30 із 70. Пропозиції з результатом менше 30 балів не переходять до фінансового оцінювання.
Це правило застосовується однаково до всіх учасників. Оцінка 0 за критерієм технічної відповідності через суттєву невідповідність ТЗ є підставою для відхилення відповідно до PR №25 незалежно від суми балів.Спочатку перевіряють адміністративний допуск, потім нараховують 70 технічних балів. Фінансові пропозиції оцінюють лише для учасників, які пройшли допуск та технічний поріг 30/70.Загальний бал = сума балів за шістьма неціновими критеріями (максимум 70) + бал за вартість (максимум 30).3.7.3. Оцінка фінансової частини пропозицій: Фінансову пропозицію відкривають та оцінюють після адміністративного допуску й проходження мінімального технічного порога 30/70.Фінансова пропозиція буде оцінюватися за наступним принципом:

• Найнижча порівнювана загальна ціна повного аудиторського завдання серед допущених пропозицій отримує 30 балів.
• Інші пропозиції оцінюються за формулою: (найнижча ціна допущеної пропозиції / ціна учасника) × 30; округлення до 2 знаків.

Фінансовий бал = (найнижча допустима загальна ціна / загальна ціна пропозиції учасника) × 30. Результат округлюється до двох знаків; загальна оцінка - до 100 балів.За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця закупівлі. Переможець закупівлі та інші учасники закупівлі будуть повідомлені про результати закупівлі.

3.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ

Укладення договору з переможцем закупівлі здійснюється після отримання необхідного погодження обраного суб'єкта аудиторської діяльності від FDFA/SDC через відповідального представника Посольства Швейцарії в Україні.

3.9. ВАЛЮТА ТА ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ

Необхідний строк здійснення закупівлі та оплати: до 14.11.2026. Оплата послуг здійснюється на умовах 100% передплати. Фактичне проведення аудиту та надання його результатів здійснюються пізніше, відповідно до погодженого графіка та технічного завдання донора.

Чекаємо на ваші пропозиції!

Дякуємо за увагу!